Registraturverwaltung für Unternehmen — vollständiger Leitfaden gemäß Gesetz Nr. 395/2002 Slg. (Novelle 241/2025)
Praktischer Leitfaden zur Registraturverwaltung für Unternehmen: Was ist die Registratur und ein Registratureintrag, Registraturproduzent, Kategorien I.–III., Aktenplan und Registraturordnung, Registraturzentrum und Verwalter, Aufbewahrungsfristen, Wertkennzeichen „A”, Kassationsverfahren und die Novelle 241/2025.
Was ist die Registratur und was ist ein Registratureintrag
Registratur (Schriftgutverwaltung) ist die Gesamtheit aller Aufzeichnungen, die ein Unternehmen oder eine Organisation im Rahmen seiner Tätigkeit erstellt oder erhält — von Verträgen, Rechnungen und Personalakten über Protokolle und Entscheidungen bis hin zu E-Mails und internen Richtlinien. Sie ist kein „Archiv” im umgangssprachlichen Sinne und kein Lager für altes Papier, sondern ein lebendiges, laufend verwaltetes Informationssystem der Organisation, das eigenen Regeln folgt: wie ein Eintrag erfasst wird, wo er abgelegt wird, wie lange er aufbewahrt wird und was am Ende seines Lebenszyklus mit ihm geschieht.
Ein Registratureintrag (Schriftgutstück) ist nach Gesetz Nr. 395/2002 Slg. über Archive und Registraturen jede Information, die auf einem beliebigen Träger — papiergestützt oder elektronisch — erfasst, verarbeitet oder aufbewahrt wird. Der entscheidende Unterschied, den Unternehmen übersehen: Nicht jeder Eintrag hat denselben Wert und dasselbe Schicksal. Ein Teil der Einträge hat nur einen vorübergehenden betrieblichen Wert (nach Ablauf der Frist werden sie ausgesondert und vernichtet), während ein kleiner Teil einen dauerhaften dokumentarischen Wert besitzt und nach der Aussonderung in das Staatsarchiv überführt wird.
Registratur, Archiv und Schriftgutverwaltung — wo ist der Unterschied
Die Begriffe werden verwechselt, aber es handelt sich rechtlich um drei verschiedene Dinge. Ein Archiv ist eine Institution, die Archivdokumente dauerhaft aufbewahrt (z. B. das Staatsarchiv). Die Registratur ist die Gesamtheit der Aufzeichnungen beim Produzenten, also in Ihrem Unternehmen, während ihrer aktiven und gespeicherten Lebenszeit. Die Schriftgutverwaltung ist die Gesamtheit der Tätigkeiten und Regeln, mit denen Sie die Registratur verwalten. Ein Unternehmen hat daher kein „Archiv” — ein Unternehmen führt und verwaltet seine eigene Registratur und übergibt in gesetzlich bestimmten Fällen einen Teil der Dokumente an das Staatsarchiv.
Wer ist der Registraturproduzent und welche Pflichten hat er
Registraturproduzent ist jeder, aus dessen Tätigkeit eine Registratur entsteht — praktisch jede juristische Person, natürliche Person – Unternehmer und jede Behörde, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Aufzeichnungen erstellt und empfängt (§ 16 zák. 395/2002). Die Pflicht gilt nicht nur für Behörden und große Konzerne, sondern auch für eine kleine GmbH, einen Gewerbetreibenden oder eine gemeinnützige Organisation. Das Gesetz verpflichtet den Produzenten insbesondere:
- die Verwaltung der Registratur sicherzustellen — Aufzeichnungen zu erfassen, abzulegen und vor Beschädigung, Vernichtung, Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen,
- eine Registraturordnung und einen Aktenplan zu erstellen (bei höheren Kategorien mit Genehmigung des Staatsarchivs gemäß § 16 ods. 2 písm. b),
- ein Registraturzentrum einzurichten und einen Registraturverwalter zu benennen,
- eine Aufzeichnungsevidenz zu führen (Registraturjournal oder elektronisches System),
- die Ausübung der staatlichen Fachaufsicht zu ermöglichen und ein Kassationsverfahren vor der Vernichtung von Aufzeichnungen durchzuführen.
Die Pflicht zur Verwaltung der Registratur hängt weder von der Größe des Unternehmens noch von der Mitarbeiterzahl ab — der Unterschied liegt nur in der Intensität des Regimes je nach Kategorie des Produzenten. Ein kleiner Gewerbetreibender ohne dauerhaften dokumentarischen Wert hat ein einfacheres Regime als eine Institution mit Archivwert, aber völlig ohne Pflichten ist niemand, der Aufzeichnungen mit Nachweischarakter erstellt (Verträge, Löhne, Buchhaltung).
Kategorien der Registraturproduzenten I., II. und III.
Produzenten werden in Kategorien eingeteilt, je nachdem, ob und in welchem Umfang aus ihrer Tätigkeit Dokumentation mit dauerhaftem dokumentarischem Wert (Kennzeichen „A”) entsteht. Die Kategorien definiert § 4 ods. 2 der Durchführungsverordnung Nr. 628/2002 Slg. in Verbindung mit § 16 des Gesetzes:
- I. Kategorie — Behörden und durch Gesetz errichtete Subjekte (§ 16 ods. 3). Strengstes Regime: Registraturordnung und Aktenplan vom Staatsarchiv genehmigt, vollständige Evidenz, Registraturzentrum, Verwalter und Kassationsverfahren mit Übergabe der Archivdokumente.
- II. Kategorie — sonstige Produzenten, bei denen eine Registratur mit dauerhaftem dokumentarischem Wert entsteht (Einträge mit Kennzeichen „A”) (§ 16 ods. 4). Sie haben einen genehmigten Aktenplan.
- III. Kategorie — Produzenten, bei denen keine Dokumentation mit dauerhaftem Wert entsteht (§ 16 ods. 5). Einfachstes Regime: Sie müssen weder einen Aktenplan noch eine Registraturordnung erstellen, aber Evidenz und Aussonderung der Aufzeichnungen nach Ablauf der Fristen bleiben bestehen.
Eine falsche Einordnung birgt zwei gegenläufige Risiken. Wenn ein Unternehmen sich unterschätzt, riskiert es die unberechtigte Vernichtung von Dokumenten mit dauerhaftem Wert — den am strengsten sanktionierten Tatbestand gemäß § 31. Wenn es sich überschätzt, nimmt es unnötigerweise ein aufwändiges Regime auf sich, das ihm nicht zusteht. Daher ist die Kategoriebeurteilung der erste und wichtigste Schritt der gesamten Registraturverwaltung — und typischerweise derjenige, bei dem Unternehmen Fehler machen.
Registraturordnung versus Aktenplan
Zwei verschiedene, aber aufeinander aufbauende Dokumente, die in der Praxis häufig verwechselt werden.
- Registraturordnung ist eine interne Vorschrift (Dienstanweisung), die beschreibt, wie die Organisation die Registratur verwaltet: wie ein Eintrag empfangen und erfasst wird, wie eine Akte gebildet wird, wer Verwalter ist, wie das Registraturzentrum funktioniert, wie die Aussonderung abläuft. Es ist das Prozesshandbuch der Schriftgutverwaltung.
- Aktenplan ist eine Klassifizierungsschema — eine Liste von Sachgruppen der Aufzeichnungen (Registraturkennzeichen), wobei jeder Gruppe eine Aufbewahrungsfrist und ein Wertkennzeichen (einschließlich „A” für dauerhaften Archivwert) zugeordnet wird. Der Plan gibt an, was wohin gehört und wie lange es aufbewahrt wird.
Vereinfacht: Ordnung = Prozessregeln, Plan = Frist- und Werttabelle. Bei der I. und II. Kategorie genehmigt das zuständige Staatsarchiv beide Dokumente vor ihrer Wirksamkeit (§ 16 ods. 2 písm. b). Ein gut eingerichteter Plan ist das Rückgrat der gesamten Registratur — wenn er präzise ist, sind Aussonderung und Kontrolle einfach; wenn er chaotisch ist, bewahrt das Unternehmen jahrelang auf, was es längst kassieren könnte, oder vernichtet umgekehrt, was ins Archiv gehört hätte.
Registraturzentrum, Verwalter und Registraturjournal
Registraturzentrum
Das Registraturzentrum ist ein eigens ausgewiesener Raum, in dem abgeschlossene Akten nach Erledigung zentral abgelegt werden, bis ihre Aufbewahrungsfrist abläuft. Die Verordnung Nr. 628/2002 Slg. stellt Anforderungen an den Schutz der Aufzeichnungen vor Beschädigung — geeignete Raum-, Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen, Schutz vor Feuer, Wasser, Licht und Schädlingen sowie Sicherung gegen unbefugten Zugriff. Das Zentrum muss eine eigene Evidenz der gelagerten und ausgeliehenen Akten führen. Die Pflicht zur Einrichtung trifft vor allem Produzenten der I. und II. Kategorie.
Registraturverwalter
Der Registraturverwalter ist die beauftragte Person, die für den Betrieb des Zentrums verantwortlich ist — er übernimmt abgeschlossene Akten, führt deren Evidenz, überwacht die Aufbewahrungsfristen, bereitet das Kassationsverfahren vor und kommuniziert mit dem Staatsarchiv. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Rolle typischerweise ein Verwaltungsmitarbeiter oder sie wird extern vergeben (externer Registraturverwalter). Der Verwalter sollte in den Regeln der Schriftgutverwaltung geschult sein.
Registraturjournal
Das Registraturjournal ist das grundlegende Evidenzinstrument — eine chronologische Evidenz der ein- und ausgegangenen Aufzeichnungen (in klassischer Form das „Posteingangs- und -ausgangsbuch”). Jedem Eintrag wird ein eindeutiger Identifikator (Aktennummer) zugewiesen und seine Bewegung und Erledigung wird festgehalten. In moderner Form wird das Journal durch ein elektronisches Registratursystem mit derselben Evidenzfunktion ersetzt.
Aufbewahrungsfristen für Registratureinträge
Aufbewahrungsfrist ist die Anzahl der Jahre, während derer das Unternehmen einen Eintrag ab seiner Schließung aufbewahren muss, bevor er dem Kassationsverfahren zugeführt werden kann. Die Fristen bestimmt der Aktenplan, bei mehreren Dokumentenarten legen sie aber auch Sondergesetze fest (Buchhaltung, Steuern, Sozialversicherung), wobei die längere Frist gilt.
| Art des Eintrags | Richtwert Aufbewahrungsfrist | Quelle |
|---|---|---|
| Gehaltszettel und Belege für Rentenzwecke | langfristig (Sonderregime) | Gesetz über Sozialversicherung Nr. 461/2003 Slg. |
| Buchungsbelege, Bücher, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Buchführungsgesetz Nr. 431/2002 Slg. |
| Steuerbelege | gemäß Abgabenordnung | Gesetz Nr. 563/2009 Slg. |
| Verträge | je nach Art und Verjährungsfristen | Aktenplan + Handels-/Bürgerliches Gesetzbuch |
| Personalakten (außer Lohnakten) | ca. 5–10 Jahre | Aktenplan |
| Gewöhnliche Korrespondenz ohne rechtliche Bedeutung | kurz (ca. 3–5 Jahre) | Aktenplan |
Gehaltszettel dienen der Sozialversicherungsanstalt und dem Arbeitnehmer selbst zum Nachweis der geleisteten Arbeitsjahre und der Bemessungsgrundlagen bei der Rentenfestsetzung — auch Jahrzehnte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Daher gehören sie zu den am längsten aufzubewahrenden Einträgen und ihre Frist bestimmt eine Sondervorschrift zur Sozialversicherung, nicht das Registraturgesetz selbst. Bei Auflösung eines Unternehmens ohne Rechtsnachfolger gilt für die Pflicht zu ihrer Aufbewahrung oder Übergabe ein Sonderregime, was bei Liquidationen ein häufiges praktisches Problem darstellt.
Wertkennzeichen „A” und dauerhafter Archivwert
Das Wertkennzeichen „A” kennzeichnet Einträge mit dauerhaftem dokumentarischen Wert — Dokumente, die dauerhaft bedeutsam für die Erkenntnis der Geschichte, der Gesellschaft, der Wissenschaft oder für die Rechte von Personen sind und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet, sondern als Archivdokumente an das Staatsarchiv übergeben werden. Einträge ohne Kennzeichen „A” werden nach Fristablauf ausgesondert und vernichtet (kassiert) — erst nach einem ordnungsgemäßen Kassationsverfahren.
Gerade das Vorhandensein oder Fehlen von Einträgen mit dem Kennzeichen „A” entscheidet über die Kategorie des Produzenten. Welche Gruppen von Einträgen das Kennzeichen „A” tragen, entscheidet der vom Staatsarchiv genehmigte Aktenplan — das Unternehmen kann das nicht eigenmächtig festlegen. Typischerweise handelt es sich um Gründungs- und Satzungsdokumente (Gründungsurkunden, Satzungen, Protokolle der höchsten Organe) und Dokumente über bedeutende Entscheidungen und Vermögen. Für die meisten gewöhnlichen Handelsunternehmen ist das Volumen der Dokumente mit Kennzeichen „A” gering oder null — aber genau deshalb wird es vergessen und droht seine unberechtigte Vernichtung.
Kassationsverfahren — wie Einträge legal vernichtet werden
Kein Registratureintrag darf willkürlich vernichtet werden. Der Vernichtung muss ein Kassationsverfahren gemäß § 19 und § 20 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. vorausgehen, dessen Ziel es ist, Einträge mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist aus der Registratur auszusondern und über ihr Schicksal zu entscheiden.
Auswahl der Akten mit abgelaufener Frist Der Registraturverwalter wählt die Akten aus, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Kassationsantrag Das Unternehmen erstellt einen Kassationsantrag mit einer Liste der zur Vernichtung und zur Übergabe an das Archiv vorgesehenen Einträge.
Vorlage beim Staatsarchiv Der Antrag wird gemäß § 19 beim zuständigen Staatsarchiv eingereicht.
Prüfung und Entscheidung des Archivs Das Staatsarchiv prüft den Antrag, führt eine Facharchivinspektion durch und erteilt gemäß § 20 einen Bescheid. Wird er nicht binnen 60 Tagen zugestellt, kann der Produzent Einträge ohne Kennzeichen „A” vernichten.
Vernichtung und Übergabe Erst nach Zustimmung des Archivs vernichtet das Unternehmen die Einträge durch gesicherte Kassation und übergibt die Archivdokumente mit Kennzeichen „A”.
Dokumentation der Aussonderung Über den Ablauf wird ein Aussonderungsprotokoll erstellt, das dem Produzenten für den Fall einer Kontrolle verbleibt.
Achtung vor dem häufigsten Fehler: Die Vernichtung von Einträgen ohne Kassationsverfahren und ohne Zustimmung des Archivs ist ein Verwaltungsdelikt gemäß § 31 — bei unberechtigter Vernichtung von Einträgen gilt die höchste Bußgeldstufe (bis 40 000 €).
Novelle 241/2025 — was sich ab 15. Oktober 2025 geändert hat
Das Gesetz Nr. 395/2002 Slg. wurde durch die Novelle — Gesetz Nr. 241/2025 Slg., in Kraft seit dem 15. Oktober 2025, geändert. Es handelt sich um die bedeutendste Änderung seit Jahren, und ältere Handbücher sowie die Websites von Wettbewerbern reflektieren sie noch nicht.
- Transformation der Einträge (neuer § 16b) — der Registraturproduzent muss nicht mehr sowohl das Papier- als auch das elektronische Original desselben Eintrags aufbewahren. Er kann entscheiden, die Registratur nur in einer Form zu führen, wodurch die Verdoppelung entfällt und die Lagerkosten sinken.
- Betonung der Authentizität — Pflicht, die Einträge so aufzubewahren, dass die Glaubwürdigkeit ihrer Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit von der Entstehung bis zur Aussonderung aus der Registratur erhalten bleiben.
- Präzisierte Regeln für Archive und Gebühren für Kopien, Auszüge und Abschriften von Archivdokumenten sowie klarere Abgrenzung der Rechte und Pflichten des Archivverwalters.
Für Unternehmen ist die Novelle eine gute Nachricht: Die Transformation ermöglicht es, die Registraturverwaltung durch den Übergang zu einer (vor allem elektronischen) Form zu vereinfachen und zu verbilligen. Gleichzeitig stellt sie jedoch höhere Anforderungen an die Sicherstellung der Authentizität und Lesbarkeit der Einträge, was in die Registraturordnung eingearbeitet werden muss.
Elektronische Registratur und Digitalisierung
Immer mehr Unternehmen führen die Registratur elektronisch — entweder als originär elektronische Einträge (E-Rechnungen, E-Mails, Datennachrichten) oder durch Digitalisierung von Schriftstücken. Das Gesetz und die Durchführungsverordnung regeln die Verwaltung der Registratur unabhängig vom Träger, aber die elektronische Registratur bringt spezifische Anforderungen mit sich:
- Erhalt der Lesbarkeit und Integrität des Eintrags während der gesamten Aufbewahrungsfrist (Risiko der Veraltung von Formaten und Trägern),
- vertrauenswürdige Evidenz — elektronisches Registratursystem mit Journalfunktion,
- bei der Überführung eines Dokuments in die elektronische Form (und umgekehrt) kann eine qualifizierte Konversion erforderlich sein, damit das Dokument seine Rechtswirkungen behält,
- Datensicherung und Schutz vor Verlust elektronischer Einträge.
Aufsicht und Sanktionen — wer kontrolliert und was droht
Die zentrale Behörde der Staatsverwaltung für das Archiv- und Registraturwesen ist das Innenministerium der SR (§ 24). Die staatliche Fachaufsicht über die Erfüllung der Pflichten der Registraturproduzenten übt das Ministerium und das zuständige Staatsarchiv (§ 28) aus. Der Kontrolleur prüft, ob das Unternehmen einen Aktenplan und eine Registraturordnung hat, eine Evidenz führt, Einträge ordnungsgemäß ablegt und das Kassationsverfahren durchführt.
| Verstoß | Bußgeld | Rechtsvorschrift |
|---|---|---|
| Unberechtigte Vernichtung der Registratur ohne Kassationsverfahren | bis 40 000 € | § 31 ods. 1 písm. a) |
| Verweigerung der staatlichen Fachaufsicht | bis 20 000 € | § 31 zák. 395/2002 |
| Nicht sichergestellte Registraturverwaltung / fehlender Aktenplan und Registraturordnung / ungeeignete Räumlichkeiten | bis 5 000 € | § 31 ods. 1 písm. c) |
Die häufigsten Mythen über die Registratur
- „Wir sind ein kleines Unternehmen, wir brauchen keine Registratur.” Registraturproduzent ist jeder, aus dessen Tätigkeit Aufzeichnungen entstehen. Die Größe beeinflusst die Kategorie und den Umfang der Pflichten, nicht deren Existenz.
- „Alte Unterlagen werfen wir einfach weg.” Einträge dürfen ohne Kassationsverfahren und Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden. Eigenmächtige Vernichtung ist ein Verwaltungsdelikt mit einem Bußgeld von bis zu 40 000 €.
- „Wir haben kassiert, aber kein Protokoll darüber.” Ohne Nachweis über eine ordnungsgemäße Aussonderung gilt bei einer Kontrolle als erwiesen, dass die Unterlagen hätten vorliegen müssen — und Sie haben sie nicht. Es drohen Sanktionen und Steuernachzahlungen.
- „Es reicht, die Unterlagen auf der Festplatte oder im Ordner zu haben.” Man muss die Dauerhaftigkeit, Lesbarkeit und Vorlegbarkeit der Einträge während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicherstellen — bei elektronischer Form auch den Schutz vor veralteten Formaten.
- „Das Archiv wird uns schon finden, wenn es nötig ist.” Im Gegenteil — der erste Schritt (Beurteilung der Kategorie und des Aktenplans) liegt beim Produzenten. Das Staatsarchiv prüft bei der Aufsicht, ob Sie Ihre Pflichten erfüllt haben.
Praktische Tipps für Geschäftsführer und Verwaltungspersonal
- Beginnen Sie mit der Kategoriebeurteilung. Klären Sie, ob bei Ihnen Einträge mit Kennzeichen „A” entstehen — davon hängt das gesamte Regime ab.
- Halten Sie den Aktenplan aktuell. Präzise Fristen und Wertkennzeichen sind das Rückgrat einer reibungslosen Aussonderung und Kontrolle.
- Richten Sie die Evidenz sofort ein. Das Registraturjournal oder ein elektronisches System gewährleistet die Auffindbarkeit jedes Eintrags.
- Sondern Sie regelmäßig aus. Schieben Sie das Kassationsverfahren nicht auf — ein chaotisches Archiv wächst und wird teurer.
- Berücksichtigen Sie die Novelle 241/2025. Die Transformation der Einträge ermöglicht es, die Registratur nur in einer Form zu führen — nutzen Sie das zur Vereinfachung, aber achten Sie auf Authentizität.
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Stručná odpoveď
Die Verwaltung der Registratur ist eine gesetzliche Pflicht jeder Firma und jedes Selbständigen, der Aufzeichnungen erstellt und empfängt. Sie richtet sich nach dem Gesetz Nr. 395/2002 Slg. über Archive und Registraturen (in der Fassung der Novelle 241/2025) und der Durchführungsverordnung Nr. 628/2002 Slg. Dazu gehören die Registraturordnung und der Aktenplan, die Evidenz der Aufzeichnungen, ihre Aufbewahrung nach festgelegten Fristen und das Ausscheidungsverfahren mit Zustimmung des zuständigen Staatsarchivs.
Časté otázky o správe registratúry
Die Registratur ist die Gesamtheit aller Aufzeichnungen, die eine Firma während ihrer Tätigkeit erstellt oder empfängt — von Verträgen und Rechnungen über Personalakten bis hin zu E-Mails. Eine Registraturaufzeichnung ist gemäß Gesetz Nr. 395/2002 Slg. jede Information, die auf einem beliebigen Träger, in Papierform wie auch elektronisch, erfasst oder aufbewahrt wird. Es handelt sich nicht um ein Lager alten Papiers, sondern um ein lebendiges, laufend verwaltetes Informationssystem der Organisation.
Der Erzeuger der Registratur ist jeder, aus dessen Tätigkeit eine Registratur entsteht — praktisch jede juristische Person, jede natürliche Person – Unternehmer sowie jede Behörde, die bei ihrer Tätigkeit Aufzeichnungen erstellt und empfängt, gemäß § 16 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. Die Pflicht betrifft also nicht nur Ämter, sondern auch eine kleine GmbH oder einen Gewerbetreibenden.
Ja. Die Pflicht hängt weder von der Größe der Firma noch von der Zahl der Arbeitnehmer ab — es unterscheidet sich nur die Anspruchstiefe des Regimes je nach Kategorie des Erzeugers. Ein kleiner Gewerbetreibender ohne dauerhaften dokumentarischen Wert hat ein einfacheres Regime als eine Institution mit Archivwert, doch völlig ohne Pflichten ist niemand, der Aufzeichnungen mit Beweiswert erstellt, wie Verträge, Löhne oder Buchhaltung.
Die Kategorien bestimmt § 4 ods. 2 der Verordnung Nr. 628/2002 Slg. Zur Kategorie I. gehören Behörden und durch Gesetz errichtete Subjekte, die eine genehmigte Registraturordnung und einen genehmigten Aktenplan haben. Zur Kategorie II. gehören Firmen mit dauerhaftem dokumentarischem Wert (Zeichen A), die einen genehmigten Aktenplan haben. Zur Kategorie III. gehören Erzeuger ohne dauerhaften Wert, die weder einen Plan noch eine Ordnung erstellen müssen und eingeschränkte Pflichten haben.
Die Registraturordnung ist eine interne Vorschrift, die beschreibt, wie eine Organisation die Registratur verwaltet — wie eine Aufzeichnung empfangen, erfasst, abgelegt und ausgeschieden wird. Der Aktenplan ist ein Klassifikationsschema, das festlegt, was wohin eingeordnet wird und wie lange es aufbewahrt wird, einschließlich des Wertzeichens und der Aufbewahrungsfrist. Vereinfacht: Die Ordnung sind die Regeln des Prozesses, der Plan ist die Tabelle der Fristen und Werte. Bei den Kategorien I. und II. genehmigt beide das Staatsarchiv.
Das Registraturzentrum ist ein gesonderter geschützter Raum zur Ablage abgeschlossener Akten während des Laufs ihrer Aufbewahrungsfrist. Der Registraturverwalter ist eine beauftragte Person, die für den Betrieb des Zentrums, die Evidenz und das Ausscheidungsverfahren verantwortlich ist; in kleinen Firmen ist das meist ein Verwaltungsmitarbeiter oder ein externer Verwalter. Das Registraturtagebuch ist das grundlegende Evidenzhilfsmittel — die chronologische Erfassung der ein- und ausgehenden Post, die heute ein elektronisches Registratursystem ersetzt.
Die Aufbewahrungsfristen legt der Aktenplan fest, doch bei mehreren Dokumenten legen sie auch besondere Gesetze fest, und es gilt die längere der Fristen. Buchhaltungsbelege werden 10 Jahre gemäß dem Buchhaltungsgesetz Nr. 431/2002 Slg. aufbewahrt, Steuerbelege gemäß der Abgabenordnung und Lohnlisten langfristig gemäß dem Sozialversicherungsgesetz Nr. 461/2003 Slg. zu Rentenzwecken. Gewöhnliche Korrespondenz ohne rechtliche Bedeutung hat eine kurze Frist.
Lohnlisten dienen der Sozialversicherungsanstalt und dem Arbeitnehmer selbst zum Nachweis der geleisteten Arbeitsjahre und der Bemessungsgrundlagen bei der Rentenbewilligung, auch Jahrzehnte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Daher gehören sie zu den am längsten aufbewahrten Aufzeichnungen, und ihre Frist legt eine besondere Vorschrift über die Sozialversicherung fest, nicht das Registraturgesetz selbst. Beim Erlöschen einer Firma ohne Rechtsnachfolger hat ihre Aufbewahrung ein besonderes Regime.
Das Wertzeichen A bezeichnet Aufzeichnungen mit dauerhaftem dokumentarischem Wert — Dokumente, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet, sondern als Archivdokumente an das Staatsarchiv übergeben werden. Typischerweise handelt es sich um Gründungs- und Statutardokumente sowie Dokumente über bedeutende Entscheidungen. Darüber, welche Gruppen von Aufzeichnungen das Zeichen A haben, entscheidet der vom Staatsarchiv genehmigte Aktenplan — die Firma kann das nicht willkürlich festlegen.
Keine Aufzeichnung darf willkürlich vernichtet werden. Gemäß § 19 und § 20 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. erstellt die Firma einen Vorschlag zur Ausscheidung von Aufzeichnungen mit abgelaufener Frist und legt ihn dem zuständigen Staatsarchiv vor. Das Archiv beurteilt den Vorschlag, führt eine fachliche Archivbegehung durch und erlässt eine Entscheidung. Stellt es diese nicht binnen 60 Tagen zu, darf der Erzeuger die Aufzeichnungen ohne Zeichen A vernichten. Erst nach der Zustimmung werden die Aufzeichnungen durch eine gesicherte Schreddervernichtung vernichtet und die Archivdokumente übergeben.
Nein. Aufzeichnungen dürfen nicht ohne Ausscheidungsverfahren und Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet werden. Eine willkürliche Vernichtung ist eine Ordnungswidrigkeit, für die eine Geldstrafe bis zu 40 000 Euro gemäß § 31 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. droht. Wenn Sie zudem bei einer Kontrolle oder Steuerprüfung die Rechtmäßigkeit der Entsorgung von Belegen nicht nachweisen können, gilt dies als Nichterfüllung Ihrer Pflicht.
Die seit dem 15. Oktober 2025 wirksame Novelle des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. hat die Transformation von Aufzeichnungen (neuer § 16b) eingeführt — der Erzeuger muss nicht mehr das Papier- und das elektronische Original derselben Aufzeichnung aufbewahren und kann die Registratur nur in einer Form führen. Hinzugekommen ist der Schwerpunkt auf der Bewahrung der Authentizität der Aufzeichnungen (Glaubwürdigkeit des Ursprungs, Integrität und Lesbarkeit), und die Regeln für Archive und Gebühren wurden präzisiert.
Das Gesetz regelt die Verwaltung der Registratur unabhängig vom Träger, doch eine elektronische Registratur erfordert die Bewahrung der Lesbarkeit und Integrität der Aufzeichnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist, eine vertrauenswürdige Evidenz in einem elektronischen Registratursystem mit Tagebuchfunktion und einen Schutz vor Verlust. Bei der Überführung eines Schriftstücks in die elektronische Form und umgekehrt kann eine gewährleistete Konversion erforderlich sein, damit das Dokument seine Rechtswirkungen behält.
Das zentrale Organ ist das Innenministerium der SR (§ 24), und die staatliche Fachaufsicht führen das Ministerium und das zuständige Staatsarchiv (§ 28) durch. Gemäß § 31 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. droht eine Geldstrafe bis zu 40 000 Euro für die unbefugte Vernichtung der Registratur, bis zu 20 000 Euro für die Verhinderung der Aufsicht und bis zu 5 000 Euro für die Nichtsicherstellung der Verwaltung der Registratur oder die Nichterstellung des Plans und der Ordnung.
Ja. Die Verwaltung der Registratur einschließlich der Rolle des Registraturverwalters kann extern vergeben werden. Alpha Safety stuft die Firma in die Erzeugerkategorie ein, erstellt den Aktenplan und die Registraturordnung, hilft bei der Einrichtung des Zentrums, schult die Arbeitnehmer, führt das Ausscheidungsverfahren durch und vertritt Sie bei der Kontrolle des Staatsarchivs — zusammen mit den übrigen Agenden wie BOZP, OPP, PZS, DSGVO oder Abfallwirtschaft unter einem Dach.
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