Registraturverwaltung für Unternehmen und Organisationen

Ja. Jede juristische Person und jeder Unternehmer, aus deren Tätigkeit Registraturunterlagen entstehen, ist Registraturerzeuger und hat Pflichten gemäß § 16 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. Dazu gehören die Evidenz der Unterlagen, die Erstellung des Aktenplans, die Gewährleistung der Registraturverwaltung und der Schutz der Dokumente bis zu ihrer Aussonderung. Der Umfang der Pflichten unterscheidet sich nach der Kategorie des Erzeugers, doch die grundlegende Pflicht, die Registratur zu verwalten, gilt für nahezu jede Firma.

Der Aktenplan und die Registraturordnung sind interne Dokumente, die der Registraturerzeuger gemäß § 16 und § 17 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. erstellen muss. Der Aktenplan legt fest, in welche Sachgruppen die Unterlagen eingeordnet werden und welche Aufbewahrungsfristen sie haben. Die Registraturordnung regelt, wie die Registratur in der Organisation geführt, gelagert und geschützt wird. Alpha Safety erstellt beide Dokumente maßgeschneidert für die Firma.

Ja. Sonstige Verwaltungsdelikte bei der Registraturverwaltung behandelt § 31 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. Für die Nichtgewährleistung der Registraturverwaltung oder die Unterbringung von Unterlagen in ungeeigneten Räumen kann eine Geldstrafe von bis zu 5 000 Euro auferlegt werden. Für die unbefugte Vernichtung von Registratur ohne Aussonderungsverfahren droht eine Geldstrafe von bis zu 40 000 Euro. Eine ordnungsgemäß geführte Registratur und eine evidenzierte Aussonderung beseitigen diese Risiken.

Nein. Registraturunterlagen können nur im Aussonderungsverfahren mit Zustimmung des zuständigen Staatsarchivs gemäß § 19 und § 20 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. ausgesondert werden. Der Erzeuger stellt einen Aussonderungsantrag, und das Archiv entscheidet, was vernichtet wird und was dauerhaften dokumentarischen Wert hat. Die unbefugte Vernichtung von Unterlagen außerhalb dieses Verfahrens ist ein Verwaltungsdelikt. Alpha Safety bereitet den Aussonderungsantrag vor und führt die Firma durch das gesamte Verfahren.

Alpha Safety stuft die Firma in die richtige Kategorie des Registraturerzeugers ein, erstellt den Aktenplan und die Registraturordnung, hilft, ein Registraturzentrum einzurichten und einzustellen, und schult die Arbeitnehmer, die mit den Dokumenten arbeiten. Ferner bietet sie eine methodische Anleitung bei der Evidenz der Unterlagen und laufende Beratung einschließlich der Vorbereitung des Aussonderungsverfahrens. Ziel ist eine übersichtliche, gesetzeskonforme Registratur und die Minimierung des Risikos von Geldstrafen.

Die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Arten von Unterlagen legt der Aktenplan fest, den die Firma als Registraturerzeuger gemäß § 16 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. erstellt. Sie unterscheiden sich nach dem Dokumenttyp – andere haben etwa Personal- und Lohnunterlagen, andere Buchhaltungs- oder Vertragsunterlagen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfallen die Unterlagen nicht automatisch, sondern gehen in das Aussonderungsverfahren über.

Ja. Eine Registraturunterlage ist eine vom Registraturerzeuger erfasste Information unabhängig von der Form, also auch elektronische Dokumente. Der Erzeuger muss gemäß § 16 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. ihre Beständigkeit und Glaubwürdigkeit von der Erstellung oder dem Empfang bis zur Aussonderung gewährleisten. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten gilt zudem die Pflicht, den Zugang zu ihnen zu beschränken. Alpha Safety berücksichtigt bei der Erstellung des Aktenplans auch die elektronische Agenda.

Die Novelle (Gesetz Nr. 241/2025 Slg.), wirksam ab dem 15. Oktober 2025, führte vor allem die Transformation von Unterlagen ein: Der Erzeuger muss nicht mehr das papierne und das elektronische Original derselben Unterlage aufbewahren und kann die Registratur nur in einer Form führen. Hinzu kam ein Schwerpunkt auf die Wahrung der Authentizität der Unterlagen, und die Regeln für Archive und Gebühren wurden präzisiert. Alpha Safety stellt Ihre Registratur nach der aktuellen Fassung ein, die ältere Handbücher und Konkurrenz-Websites noch nicht widerspiegeln.

Die Kategorien der Erzeuger grenzt § 4 ods. 2 der Verordnung Nr. 628/2002 Slg. ab. In die I. Kategorie gehören vor allem Organe der öffentlichen Gewalt und durch Gesetz errichtete Subjekte, in die II. Kategorie Firmen, bei denen Registratur mit dauerhaftem dokumentarischem Wert entsteht (Unterlagen mit dem Zeichen A), und in die III. Kategorie Erzeuger ohne dauerhaften Wert, die eingeschränkte Pflichten haben. Die richtige Einstufung beurteilen wir für Sie gleich zu Beginn der Zusammenarbeit.

Für die Nichtermöglichung der Ausübung der staatlichen Fachaufsicht kann gemäß § 31 des Gesetzes Nr. 395/2002 Slg. eine Geldstrafe von bis zu 20 000 Euro auferlegt werden. Für die Nichtgewährleistung der Registraturverwaltung droht eine Geldstrafe von bis zu 5 000 Euro und für die unbefugte Vernichtung von Unterlagen ohne Aussonderungsverfahren von bis zu 40 000 Euro. Eine ordnungsgemäß geführte Registratur und unsere Vertretung bei einer Kontrolle beseitigen diese Risiken.

Ein Registraturzentrum ist ein vorbehaltener und geschützter Raum zur Lagerung abgeschlossener Akten während des Laufs ihrer Aufbewahrungsfrist, mit Anforderungen an den Schutz vor Beschädigung gemäß Verordnung Nr. 628/2002 Slg. Das Registraturtagebuch ist das grundlegende Evidenzhilfsmittel – eine chronologische Evidenz der eingegangenen und versendeten Post, die jeder Unterlage eine Nummer zuweist und ihre Bewegung verfolgt. Beides helfen wir Ihnen einzurichten und einzustellen.

Nach der Novelle 241/2025 ja. Die Transformation von Unterlagen erlaubt es dem Erzeuger, sich zu entscheiden, die Registratur nur in einer Form zu führen, sodass Sie nicht das papierne und das elektronische Original gleichzeitig aufbewahren müssen. Es sind jedoch die Lesbarkeit, die Integrität und die Glaubwürdigkeit der Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, und bei der Überführung eines Schriftstücks in die elektronische Form kann eine garantierte Konversion erforderlich sein. Diese Regeln setzen wir in Ihre Registraturordnung um.

Ja. Die Registratur (Gesetz 395/2002) und der Schutz personenbezogener Daten (DSGVO, Gesetz 18/2018) sind eigenständige Agenden, doch bei Alpha Safety erledigen Sie sie auf einmal unter einem Dach zusammen mit BOZP, OPP, PZS, Zivilschutz und Abfallwirtschaft. Sie haben einen Lieferanten, einen Ansprechpartner und eine Rechnung, womit Sie Zeit und Koordination sparen.